Mapa webu

Struktura - mapa organizace

Pokud strukturu nemáme nebo ji máme, ale je odfláknutá, tak některé činnosti nevykonáváme. Případně je děláme pouze intuitivně, či náhodně. A to je špatně. Způsobuje nám to potíže a leckdy ani nevíme proč. Mnoho firem se potýká s tím, že nejsou dobře zorganizované. Jedna z hlavních příčin je to, že nemají jasně definovanou organizační strukturu.

Struktura je mapa. Ukazuje nám, kde jsou jednotlivé oblasti ( např. divize nebo úsek ), podoblasti ( oddělení, sekce ) případně podoblasti podoblastí. Ukazuje nám, jaké pozice se nacházejí v oblastech. Jednoduše, když se podívám na strukturu, tak bych měl mít přehled, jak je organizace postavená a kdo má co na starosti.

Je to jako by jste chtěli někam do plout, ale neměli k dispozici mapu. Tak jako kapitán na lodi potřebuje mít mapy, aby nenajel na mělčinu nebo dokonce nenarazil na útesy, potřebuje každý šéf ( a každá firma ) mít mapu své organizace.

Proč mít mapu organizace

Firmy, které tuto strukturu nemají, narážejí na následující problémy:

- není jasné od koho co zaměstnanec dostává a co komu předává

- není vždy jasná nadřízenost a podřízenost postů

- pracovníkům nebývají jasné výsledky, ke kterým mají směřovat oni sami, celé jejich oddělení a celá jejich firma

- noví spolupracovníci mívají problém se zorientovat, kam vlastně ve firmě patří - jaké posty jsou okolo nich.

Jak vypadá špatná struktura

Většina těchto firemních map, které jsem mohl za svou kariéru vidět, měli zásadní chybu. Jsou vytvořené podle lidí, které v organizaci máme. Představme si, že máme začínající firmu o třeba pěti lidech. Jednoho zakladatele firmy a šéfa v jedné osobě. Tento šéf taky obchoduje. Pak máme asistentku, dva obchodníky a technika. Běžná struktura bude vypadat tak, že bude obsahovat čtyři až pět koleček s těmito posty. Asi nějak takto:

Schéma

Nechybí tam něco? Není to prostě málo? Copak máme v organizaci skutečně jen těchto pět postů? A pokud tedy nemáme - předpokládám, že jste si tak odpověděli - kdo pak vykonává ty další posty, které firma potřebuje? Nikdo. Nebo, jak už jsem psal, vykonávají se pouze náhodně, intuitivně. Začnou vznikat (vznikly) problémy. Věci, činnosti se nevykonávají a kolečka se zadrhávají. K čemu pak takovou strukturu. Většinou definují pouze nadřízenost a podřízenost a někdy ani to ne.

Příklad zde:

Organizační struktura - chaos

Kdo je nadřízený a kdo podřízený? U řady pozic to nejsem na tomto příkladě schopen rozeznat.

Kvalitní struktura

Aby struktura plnila svou funkci, měla by definovat poněkud více věcí, než jak je to obvykle. Samozřejmě zobrazuje nadřízenost a podřízenost jednotlivých oblastí. Dále musí definovat všechny posty, které potřebujeme, abychom zajistili optimální chod organizace. Tedy, kvalitní struktura není vytvořena podle lidí, kteří v organizaci pracují, ale podle postů, které potřebujeme a teprve potom se tyto posty obsazují lidmi. U každého postu definujeme hlavní pracovní náplně - tj. soubor pracovních činností. Obvykle je těchto hlavních pracovních náplní tak okolo třech, čtyřech. Je zbytečné, aby jich bylo více. Pak by byla struktura matoucí a zbytečně zahuštěná a nepřehledná.

Příklad:

Obrázek postu s hl. pr. náplněmi

Posty

Káždý post by měl mít definovaný produkt. Co je produkt, se rozepíšu v samostatné kapitole. Stručně je produkt definován jako výsledek nějaké činnosti. Zvláštní v jak málo společnostech na toto nemyslí a nedefinují produkt u každého postu. Nebo alespoň těm lidem, když nemají nastavené posty. Jak je to bláznivé, mít nějaký post ve firmě a nesdělit mu, jakého výsledku má dosáhnout...

Jak je to vlastně s těmi posty a lidmi v organizaci. Na svých seminářích dostávám otázky typu: proč bych měl mít patnáct nebo dvacetpět postů, když nás je pět a půl. Právě proto. Není přece důležité, kolik nás je. Důležité je, že jsou činnosti, které se prostě musí vykonat. A to není závislé od počtu lidí. Jen když nás je málo, musíme prostě zastávat ve firmě více postů, aby se vykonalo vše, co organizace potřebuje. Je potřeba si uvědomit, že jeden člověk může ( a v menších organizacích musí ) mít několik postů. Tedy se může stát, že jeden člověk bude mít více nadřízených. Na druhou stranu, jeden post může mít vždy jen jednoho nadřízeného. To by mohlo vést ke zmatkům, když jeden člověk obsluhuje více postů a má pak více nadřízených. Zde je to pak o umění managementu a komunikace. Ono je to tak, že vždy má pracovník jeden post jako hlavní a ty ostatní vykonává pouze občas. Pak je to na jeho nadřízených, aby se dohodli a vzájemně informovali. Zásadní rozhodnutí vždy dělá ten, kdo je nadřízený nad hlavní činností, postem a pak informuje ty ostatní.

Příklad

Obrázek struktury a označení na jakých postech pracovník pracuje:

Kde všude pracuji

Jaké oblasti kvalitní struktura definuje

Zde jsou hlavní oblasti, na které byste ve své struktuře neměli zapomenout. Je jich šest:

Vedení

Zázemí ( back office, komunikace a personalistika )

Obchod

Finance

Produkce

Kvalifikace

Je jedno, jak tyto oblasti poskládáte. Jestli budete mít ve struktuře oblastí šest, pět nebo více či méně. Důležité je, aby byli definované a měl je někdo na starosti. Měli by odpovídat tomu, jak to u vás chodí nebo si myslíte, jak by to mělo fungovat. Pokud začínáte, muže vám pomoci definice těchto oblastí dále v textu. Pro vás co již organizace máte, mohou být inspirací.

Vedení

Každá organizace musí být řízena. Je to jako v tom příběhu, kde vezmete dvě party dělníků a dáte jim stejně velký pozemek, který není upravený. Je na něm nepořádek a je zarostlý křovím. V jedné partě z jednoho dělníka uděláte šéfa a zakážete mu manuálně pracovat. Necháte jej pouze řídit a organizovat. Druhou partu necháte, ať se starají sami, jak to zvládnou. Pak jim stopnete, jak dlouho jim vše bude trvat. Která parta to bude mít dříve? Je jasné, že rychleji to zvládne ta skupina, která je řízena.

Je třeba mít jasně definováno, kdo čemu velí. Například majitelé stanovují vizi, generální nebo výkonný ředitel strategii a výkonný management taktiku.

Nechci vás nudit samozřejmostmi. Až na to, že mám zkušenost, že v řadě organizací to tak samozřejmé není. Především v menších firmách můžeme vidět, že šéf trpí nemocí "šíleného šéfa"1. Problém je, že si neuvědomují, co způsobují. Je to demotivovaný tým, který vidí jak šéf stále nestíhá. Důležitá rozhodnutí se odkládají a trpí tím všichni. V jednom svém projektu jsem udělal chybu. Neodhadl jsem člověka, kterého jsem udělal šéfem jedné své firmy. Znal jsem ho dlouho. Řídil jeden menší projekt, měl své tři podřīzené a celkem mu to šlo. Udělal jsem z něj šéfa firmy o dvaceti pěti lidech. Tato firma měla jasně definovanou strukturu o pěti oblastech. Vše řídil sám. Přesto, že tam měl lidi, kteří by to zvládli. Možná, že neměl lidi pro řízení všech pěti oblastí, ale takové dva až tři by tam našel. A nezvládal. Nerozhodoval. Vše trvalo. O všem musel mluvit a dělal spoustu porad, na kterých se nic nevyřešilo. Dopadlo to tak, že lidé pod ním byli demotivovaní, permanentně nasraní a začali ho bojkotovat. Řada z nich cítila až nenávist.

Stačilo by málo. Nemyslet si, že vše udělám nejlépe. Delegovat a dát lidem kompetence a zodpovědnost. Nebojte se toho. Pokud jste vznikající organizace, tak v podstatě z toho vyplívá, že vaši lidé jsou šéfové. Delegujte jim to. Jistě, hrozí riziko, že to nezvládnou, ale to se dá vždy vyřešit. Nestaňte se "šílenými šéfy".

1) Nemoc šíleného šéfa: Postihuje především majitele firem, kteří svou společnost vybudovali od nuly. Tedy znají vše, co se ve firmě dělá. Mají pocit, že vše znají nejlépe. Tato nemoc se projevuje především tím, že tito šéfové vše dělají sami a nedávají kompetence svým podřízeným. V jejich firmách se vyskytují neorganizované skupiny.

Zázemí

Moderně nazývané back office .Termín z firemní oblasti. Označuje tu část firmy, která zabezpečuje administrativní funkce, které podporují hlavní činnost firmy. Do back office bývá zahrnováno např. účetnictví, personální oddělení, IT oddělení atd. Termín pochází z dřívějšího rozdělení firem, kde front office obsahoval prodej a styk se zákazníkem a back office obsahoval výrobu a procesy spojené s administrativou, které zákazník neviděl. Tolik Wikipedie.

Celkem jasná definice. Já osobně mám výhradu k tomu účetnictví a výrobě. O těch jsem přesvědčený, že patří do samostatné oblasti, pokud však nejste organizace do 5 lidí ( Návrhy, jak vypadají struktury pro organizace do 5 lidí a nad pět lidí vám ukáži na konci této kapitoly ).

Zázemí zabezpečuje především podoblasti komunikace ( organizování a správa jak vnitřní, tak vnější komunikace ) personalistika a zabezpečení chodu organizace. Tedy servisní činnosti, pro zbytek firmy. Myslím, že definice zabezpečení chodu organizace mluví sama za sebe. Zde mám pracovníka(y), kteří se starají o administrativu, poštu, IT, personalistiku a kvalifikaci. Výše jsem sice psal, že je kvalifikace samostatná oblast, ale obvykle spadá pod personalistiku, tedy do Zázemí. Kvalifikací se pro její důležitost budu zabývat v samostatném odstavci.

Obchod

Oblast, která zabezpečuje příjem organizace. Je jedno, jestli je to kamený obchod, obchodníci ve firmě, kde se dělá aktivní akvizice nebo "lobista" z příspěvkové organizace. I v příspěvkových organizacích potřebujeme mít někoho, kdo shání peníze, aby organizace fungovala. Prakticky neexistuje typ organizace, která by nepotřebovala obchod. Myslím to tak, že všude je potřeba zodpovědných lidí, kteří zajistí dostatek financí pro svou organizaci a tím její prosperitu. Aby každá firma žila, potřebuje energii. Tou energií jsou pochopitelně peníze.

Finance

Oblast, která má pod kontrolou hmotné a finanční majetky společnosti. Fakturaci, správu pohledávek a účetnictví. Pokladnu a bankovní účty. Zde se pracuje především s čísly. Co sem v žádném případě nepatří je strategie. Finanční stratég, říjeme mu třeba finanční manažer patří pod vedení. Finanční manažer samozřejmě pracuje také s čísly, ale více než s čísly, pracuje s lidmi. On je zodpovědný za finanční strategii

Produkce

Nebo také výroba, podle typu firmy. Oblast, ve které dodáváme naše služby nebo vyrábíme produkty. Zde mám jasně definováno, jaké posty potřebuji, aby naše výroba byla co nejefektivnější.

Kvalifikace

Nejčastěji opomínaná oblast v organizacích. Úsilí pracovníků v této části společnosti nám zajistí kompetentní zaměstnance. Když se zamyslím nad tím, jak se dnes produkty a firmy kvalitativně vyrovnávají ( pominu-li ty super extrémně kvalitní a super extrémně nekvalitní ), je až nepochopitelné, jak málo se ve firmách pracuje na rozvoji lidí. A pokud se produkty vyrovnávají, co jiného je jiného? Lidi. Proto je tato oblast tak důležitá. Jsem přesvědčený, že pokud chci být před konkurencí, musím se starat o to, aby moji spolupracovníci byli kompetentnější a tím naše organizace úspěšnější.

Tak toto jsou oblasti, které by neměli chybět v žádné organizaci. To jak budou poskládané, je individuální pro každou společnost. V naší firmě tomu říkáme divize, ale je lhostejné, jak je nazveme. V některé firmě to bude úsek a v jiné ... Tvrdím, že v každé firmě musí být definovány všechny tyto oblasti.

Posty

Pokud máme popsané jednotlivé oblasti, je třeba je také osadit posty. Jak jsem již psal, v mnoha firmách toto neudělali a pak mají problémy s neefektivitou. Nejčastější chyba, kterou šéfové dělají je to, že když už si udělají nějakou strukturu, tak posty v ní dělají podle svých lidí, tedy těch, kteří momentálně ve firmě pracují. Proto se pak řada postů nevykonává, či jen náhodně. Když je firma na začátku, tak ty díry v jejich struktuře jsou spíše mezírky, ale jak firma roste, tak z mezírek jsou díry a z děr pořádné jámy, kam už nejeden šéf zapadl a nebylo jeřábu, jak ho z té jámy dostat.

Aby nám to fungovalo, tak musíme vždy definovat všechny posty. Neosazovat je podle lidí, které mám k dispozici, ale podle postů, které potřebuji mít, aby firma klapala jak sehraný orchestr. Nejdříve se podívám na to, jak mi firmou proudí výrobek nebo nějaký produkt. Podívám se na hlavní proces který se mi rozpadá na další procesy a tím dojdu k tomu, jaké posty musím mít, abychom jako firma dospěli k výsledku. Nejčastěji je hlavní proces ve firmě: poptávka – nabídka – uzavření smlouvy – dodávka – fakturace. Tento hlavní proces se rozpadá na řadu dalších podprocesů a aby to vše fungovalo mi zajišťují jednotlivé posty.

Takže jedno ze základních pravidel je, že netvořím strukturu podle lidí, ale podle postů. Neděste se toho, když zjistíte, že vaše firma má najednou desítky postů. Pochopitelně že v menších firmách jednotliví lidé zajišťují chod více postů. Pak platí pravidlo, že jeden člověk může mít více nadřízených, ale jeden post může mít vždy jednoho nadřízeného. V menších firmách je to prostě nutnost. Je ovšem stokrát lepší, když lidé mají více postů a je tak zajištěno jejich vykonávání, než je nemít a mít tak ve firmě díry, které nás brzdí.

Hlavní pracovní náplně

Součástí každé kvalitní struktury jsou tzv. Hlavní pracovní náplně. Tedy u každého postu definujeme jeho hlavní pracovní náplně proto, aby každý zaměstnanec věděl co od daného postu může očekávat. Řekli jsme si, že struktura je mapa firmy. Mapa je tu pro všechny a pro rychlou orientaci je dobré mít tyto náplně definované už na této mapě.

Výsledky

Každý post je ve firmě od toho, aby došel k přesně stanovenému výsledku. Tento výsledek by měl být opět definován rovnou ve struktuře, aby každý věděl, k jakému výsledku daný post má dojít. Nejlépe uděláte, když tyto výsledky definujete nejen jednotlivým postům, ale i sekcím, oddělením, divizím a celé firmě. Uděláme to pro to, aby všichni na této mapě viděli, kam mají dojít.

Rozdíly mezi běžně definovanou strukturou a výše popsanou strukturou.

Běžná struktura

- definuje pouze nadřízenost a podřízenost postů ( mnohdy zavádějícím způsobem)

- je tvořená podle lidí

Výše popsaná struktura

- definuje nadřízenost a podřízenost lidí

- je vytvořená podle postů, které firma potřebuje

- posty mají definované hlavní pracovní náplně

- posty (sekce, oddělení, divize a celá firma) mají definované výsledky

Příklad části struktury sw firmy (té naší:):

Část struktury

Organizační struktura One Click Business Solutions s.r.o.

Struktura OCBS

Příklad zjednodušené struktury

Zjednodušená struktura

Šest pilířů organizace, aneb jak postavit funkční systém

Na čem závisí úspěch každé organizace? Na tom, jak je zorganizovaná. Záměrně nepoužívám slovo firma nebo společnost, protože jsem přesvědčený, že následující kapitoly budou pojednávat o systému, pomocí kterého můžete zorganizovat každou skupinu.

Pojďme se podívat na definici slova organizace: Organizace je buď formální skupina lidí se společnými cíli, nebo se tak označuje činnost, která je součástí procesu řízení (tj. organizování). Slovo pochází z řeckého ὄργανον, což znamená nástroj. Organizací je řada druhů, od komerčních firem přes vládní a mezinárodní organizace a politické strany až po občanské spolky.

Pracuji jako lektor, konzultant a kouč. Velmi často se pohybuji v mnoha firmách. Dívám se jak lidé pracují. Sleduji šéfy i jejich pracovníky. Vedu mnoho rozhovorů na téma systém a dobře zorganizovaná společnost. Velmi často si vedoucí pracovníci myslí, že organizování skupiny lidí je složitá věc.

A taky že je. Tedy pro mnoho lidí ( rozuměj šéfů, vedoucích, hlav organizací, premiérů). Proč to tak je? Protože už samo slovo systém pro mnohé zní složitě. Protože zorganizovat skupinu lidí musí přece být složité. Protože nás ve škole neučili, jak organizovat nebo prostě proto, že to neděláme. Nemá to přece smysl, ono se to zorganizuje samo.

Jsem přesvědčen, že je dobré rozumět slovům. Denodenně je používáme, ale často jim nerozumíme nebo si myslíme, že jim rozumíme. Zjistil jsem, že velmi často je to naopak a mnoha slovům nerozumíme. Před lety jsem si oblíbil etymologii, tedy vědu o původu slov. Jeden občas kouká, když zapátrá po tom, jak dané slovo vzniklo. Zkuste to. Kupte si etymologický slovník a možná se budete občas divit. Proto se v této knize budu často zabívat definicemi a etymologií.

Pojďme se podívat na slovo systém:

Systém (česky soustava) je souhrn souvisejících prvků, sdružený do nějakého smysluplného celku. Systém se skládá z částí, které jsou spojeny za účelem umožnění toku informací, materiálu nebo energie.

Ještě jednou zopakuji část definice - ... z částí, které jsou spojeny za účelem umožnění toku informací, materiálu nebo energie. A o ničem jiném to není! Umožnit částicím, aby v organizaci "protekly" plynule a rychle ke svému cíli, tedy nějakému výsledku či výstupu.

A ještě jedna definice, tentokrát českému synonymu slova systém, tedy soustava:

Soustava neboli systém je obecný pojem, který označuje nějakou ucelenou entitu, která byla lidmi nebo přírodou „sestavena“ z dílčích částí (segmentů, dílů, prvků, součástek apod.) do nějakého smysluplného vyššího celku.

Z této definice můžeme vidět, že systém je vlastně stavbnice. Kostky ( dílčí části) poskládáme do smysluplného vyššího celku.

Hlavní problém různých firem je, že tyto kostky nestaví jednoduše. Tak jako v dětství. Dávali jsme kostičku na kostičku a byla z toho věž. Jako bychom na to zapoměli. Snažíme se některé kostky vynechat a myslíme si, že to bude fungovat. Organizace není nic jiného, než tato mnou zmíněná věž z kostek. Kostka na kostku. Když tam jednu nedáme, tak vež nepostavíme. Když jednu kostku nedáme správně na své místo, tak věž spadne. Organizaci bychom měli stavět stejně. Z nějakého důvodu si myslíme, že v reálném životě to tak dělat nemusíme. A pak nám ty věže padají.

Systém je jednoduchá věc. Nehledejme na tom nic složitého. Jen musíme dát kostky správně na sebe a organizace nám bude šlapat.

Tento článek je o tom, jak jednoduše postavit věž.

SOUVISLOSTI

Na začátek bych chtěl stručně popsat všech šest pilířů a ukázat jejich provázanost. Následně se každému pilíři budu věnovat v jednotlivých článcích.

Úspěch závisí z velké míry na systému. Aby systém fungoval, měl by být jednoduchý a tím také funkční. Neznamená to, že organizace nebude fungovat, když má systém složitý, ale výrazně pak snižuje efektivitu a tím také výsledky. Samozřejmě pokud budete mít produkt nebo službu o který trh nestojí, tak ani dobře nastavený systém vám nepomůže.

Taky bych chtěl zmínit, že nic z toho co zde píši, není dogma. Pokusím se předkládat mnoho příkladů z praxe, aby čtenář byl schopen po přečtení, systém zavést do své organizace. Samozřejmě je každá organizace unikátní a je třeba informace aplikovat s přihlédnutím k této specifičnosti. V každém případě zde budu psát o principech a ty jsou ve všech firmách stejné.

Pojďme se podívat na jednotlivé pilíře efektivní organizace:

1. Struktura - mapa organizace

2. Výsledky - každý pracovník musí vědět, k jakému výsledku má dojít

3. Manuály - příručka každého spolupracovníka, která mu pomůže výsledků dosáhnout

4. Statistiky - rychlá zpětná vazba o výsledcích

5. Vnitrofiremní komunikace - nastavení rychlého a efektivního způsobu komunikace

6. Mezilidská komunikace a motivace - bez tohoto žádný systém nebude fungovat dobře

Pokud těchto šest oblastí skloubíme dohromady - dobře, jednoduše a logicky, pak nám naše organizace může šlapat harmonicky. Procesy se nebudou uzlovat, lidé budou vědět co mají dělat a co je jejich cílem.

MEZILIDSKÁ KOMUNIKACE A MOTIVACE

Záměrně píši může. Vždy to závisí na lidském faktoru. Proto mezi pilíře systému zahrnuji mezilidskou komunikaci a motivaci. Žádný systém bez toho nemůže optimálně fungovat. Nikdy to nebude asi dokonalé, protože lidé ze své podstaty dělají chyby. Můžeme a měli bychom o to usilovat. Aby systém fungoval, je třeba umět se spolupracovníky kvalitně komunikovat. Snažit se o to, aby v organizaci panovala dobrá nálada. Pokud jsou lidé naštvaní a mrzutí, nedosahují skvělých výkonů. Ke kvalitní komunikaci ještě přidejme motivaci. Pokud jsme v roli šéfů, je to naše práce, abychom spolupracovníkům pomohli být motivovaní. Tím jsme začali od zadu s první souvislostí.

STRUKTURA - MAPA ORGANIZACE

Jistě jste již viděli mnoho struktur a říkáte si, co je na tom tak zajímavého. Posledních 15 let pomáhám podnikatelům nastavit struktury jejich firem. Ač se to nezdá, dělá se zde mnoho chyb. Struktury pak nefungují a jsou někde v šuplíku. Nejsou mapou a neorganizují. Hlavní účel struktury je právě v tom, že nám pomáhá organizovat. Že spolupracovníci vědí kam patří a co je okolo nich. Vidí k jakému výsledku mají dojít a vidí to i u ostatních a celé splečnosti.

VÝSLEDKY

Možná si říkáte, co je tohle za pilíř systému? Ano, je. Je to velmi důležitá věc. Zkuste se zamyslet, když jste někde pracovali, jestli vám sdělili k jakému výsledku máte dospět. Tipuji si, že většinou ne. Není to nelogické? U většiny firem, s kterými začínám spolupracovat nemají tuto oblast nastavenou. Jak pak mají spolupracovníci odevzdat maximální výkon, když nevědí, jakého výsledku mají dosáhnout. Stále mě udivuje, že hlavy organizací to nevidí. Postavte vedle sebe dvě společnosti s podobným výrobkem. Jedna nebude mít definované výsledky a lidé je znají pouze intuitivně a Druhá je bude mít definované. Která z těch dvou firem bude lepší?

MANUÁLY

Další podceňovaná oblast. Představte si, že máte sepsané své firemní know how. Vědění, jak má vaše organizace fungovat. Pracovníci jsou jsou díky tomu nahraditelní a zastupitelní. Nově příchozí kolegy zapracujete mnohem rychleji. Často slýchám námitku, že přece nebudeme dělat z lidí blbce. Není to o tom z nich dělat blbce. Je to o tom pomoci spolupracovníkům pomoci k efektivitě. Jestli chcete mît prosperující organizaci, tak jsou manuály nezbytné. Nevyřešíme pomocí nich všechny sitace, ale pokud je správně sepíšete, budou neocenitelným pomocníkem.

STATISTIKY

Způsob, jak mít rychlou zpětnou vazbu jedním pohledem. Čísla jsou určitě důležitá. Analytická rozvaha a výsledovka jsou velkým pomocníkem pro analýzu. Problém je, že je to vždy ex post. Pokud budete měřit ty správné procesy a zobrazíte si je v grafické podobě formou grafu, budete mít rychle data pro své rozhodování.

VNITROFIREMNÍ KOMUNIKACE

Naše organizace bude tak dobrá, jak dobře budeme uvnitř komunikovat. Můžeme to nastavit tak, aby to fungovalo. Vyvarujme se standardních bolestí typu já jsem to pochopil jinak, myslel jsem to dobře apod. Zařiďte, aby informace proudily rychle a vždy našli správného příjemce. Není to žádná věda. Uvidíte.

Kvalitní STRUKTURA je vždy postavená na základě všech postů, které potřebujeme, abychom zajistili optimální chod organizace. Tyto posty obsluhují lidé. Aby fungovali správně, pomohou jim k tomu MANUÁLY. U každého postu definujeme VÝSLEDEK, který změříme pomocí STATISTIK. MOTIVOVANOST, produktivní náladu a chuť dosahovat výsledků zajistíme svou výbornou MEZILIDSKOU KOMUNIKACÍ. Rychlou informovanost všech zajistíme skvěle nastavenou VNITROFIREMNÍ KOMUNIKACÍ.

Když sladíme všechny tyto oblasti, spojíme je do jednoho celku, umožníme tím tok informací, materiálu nebo energie. Tedy nastavíme SYSTÉM.

​​​​​​​Příště se podíváme jak na strukturu podrobněji.

Jak být efektivní, pomocí třech jednoduchých principů

O efektivitě a plánování bylo popsáno mnoho papíru. Každou chvíli vyjde nějaká nová kniha. Spousta stran a doporučení, jak to zvládnout. Má smysl na toto téma ještě něco psát? Přesto se o to pokusím. Nechci napsat celou knihu, ale stručně popsat použitelné principy, které budou stačit k výraznému ušetření času a vyší produktivitě.

Nejprve základní principy.

Mějte “čistou” hlavu

Dělejte jen jednu věc.

Dotahujte věci do konce.

Existuje jedno tajemství a jak se zdá, málo lidí ho zná. Člověk může (umí) vytvářet čas. A jak to dokáže? Dodržováním výše popsaných principů. Především pak tím, že dotahuje věci do konce.

Mějte “čistou” hlavu

Je to jednoduché, ačkoli se to mnoha lidem nezdá. Výrazy jako organizovaný bordel a podobné, jsou možná “vtipné”, ale jsou spíše výmluvou, pro neschopnost organizovat sám sebe. Nenarodil jsem se s tím, že bych uměl sám sebe organizovat. Pamatuji si na chvíle chaosu, kdy jsem nevěděl, kde mi hlava stojí. Kdy jsem nic nestíhal a neměl žádný čas. Dnes, až na vyjímky mám času, kolik chci. Důležité je právě to slovo chci. Jak někdo kdysi řekl, kdo chce, čas si vždy najde. A mě vždy baví, když mi někdo říká, že nemá čas. Kdyby mi raději řekl, že nechce, že má jiné priority, bylo by to pravdivější.

Výrok: nemám čas, je buď lež nebo neschopnost. Často to je tak, že mi dotyčný nechce říci, že se například nechce sejít. Druhá varianta je, že si myslí, že nemá čas, protože sám sebe nedokáže zorganizovat.

Takže, jak na to jednoduše a bezbolestně. Tedy s tím bez bolesti jsem to trochu nadnesl. Začátek obvykle bolí.

První věc, kterou je třeba udělat:

Úkolujte se

V první fázi neřešte priority a termíny. Sepište si vše co potřebujete udělat. Můžete použít papír nebo diář od Moleskina. Já bych rád používal nějaký pěkný kožený diář. Mám k hezkým věcem vtah. Pěkná kůže, hezká grafika…. Ale jsme v informačním věku, tak už to nedokážu. Hlavně proto, že to není on-line. Není to pro mě praktické. Používám aplikaci pro úkoly a tak se k nim dostanu ze všech svých zařízení prakticky kdykoli. Jak na počítači, tak na tabletu a v telefonu. Mám je vždy u sebe. Tedy, abych předešel námitkám typu: Otrok počítačů a podobně. Vždy s vyjímkou, kdy nechci. Například, když plachtím na moři, tak mám mobil v kajutě a nemám chuť pracovat a být tím “otrokem”.

Takto na nic nezapomenu, protože právě mobil mám u sebe vždy, když pracuji. Cokoliv potřebuji vyřešit ne hned, tak si zadám jako úkol. Mnoho věcí, co potřebuji vyřešit hned si zadám také, protože se např. nedovolám, tak si opět zadávám úkol, abych nezapoměl. Samozřejmě, nepoužívám pouze mobil, ale i tablet a počítač. Podle toho, jaká je situace.

Například dnes ráno jsme měli rychlou obchodní poradu. Na něčem jsme se domluili. Zadávám to automaticky do úkolníku. Jinak se to nedotáhne, znáte to, že?

Kouknu do mailů. Povětšinou nic na co bych měl reagovat. Kromě dvou poptávek. Bohužel zrovna takové, kterým bych se rád věnoval osobně, a ne jen je přehodil na podřízené. Ale teď mám jiné priority, nemohu si tím nechat odvést pozornost. Takže si dávám úkol, že je musím odbavit. Do zítra.

Úkolujte ostatní

Pokud máte tým lidí, tak delegujte.Tolikrát vidím, že si lidi na sobě nechávají zbytečně moc věcí.

Když jsem zaměstnanec a dostane se ke mě úkol, který mi nepatří, tak ho prostě vrátím nebo deleguji tomu, kdo to má na starosti.

V pozici šéfa se mi dříve stávalo, že mi moji lidé velmi rádi přenechávali svoji práci. S radostí si nechávali schvalovat vše, i když k tomu sami měli kompetence. S radostí jsem jim to začal vracet, aby si svou odpovědnost převzali.

Dnes se podívám do svého úkolníku a pokud je tam toho moc, první věc, na kterou se dívám, je co mohu předat. Pár chvil a mám opět čas. Nic se neztratí, narozdíl od přístupu, že bych v přetížení ty věci prostě nechal vyšumnět.

Tím si zajistím první princip efektivity - mít “čistou” hlavu. Vše mám zaznamenané. Nic v té hlavě nenechávám. Jestliže mám něco vyřešit (úkol), napíšu to. Je jedno jestli na papír, nebo do aplikace.

Proč mít "čistou" hlavu

Je možná zbytečné o tom psát, ale občas mám pocit, že to někdo nechápe. Určitě jste už zažili pocit, nepříjemný pocit, typu: něco jsem měl udělat, ale ... Náš mozek funguje jako windows - možná už to v nejnovějších osmičkách vyřešili - má schopnost samozanášení. Pokud ho pravidelně nebudu zbavovat zbytečných souborů, tak moje pozornost řešit věci (úkoly) nebude dostatečná. Naše mysl se neustále upíná k nevyřešeným věcem. Tím myslím vše, co tam necháváme jen tak ležet. Organizujte to. Napište to. Nic tam nenechávejte. A Vaše mysl bude šlapat rychle.

Mám jednu pomůcku, která Vám může pomoci rozhodovat se, co udělat hned, pokud máte hodně operativy.

Došlou práci, si rozděluji do těchto čtyřech oblastí:

  • Co musí být uděláno hned
  • Co nemusí být uděláno hned
  • Co není má práce
  • Co je ptákovina

Vezmu si každý úkol, každou věc, která je po mě požadována a zařadím si ji do jedné z výše uvedených oblastí. Použiji následující 4 řešení:

  • Zahodím to
  • Naplánuji to
  • Udělám to hned
  • Deleguji to

Malý úkol pro Vás - přiřaďte si jednotlivé akce k oblastem výše popsaným.

Tady je tabulka, jak je to správně:

tabulka

Používejte ji, až budete zpracovávat své úkoly či operativu. Po čase se Vám dostane “pod kůži” a vaše práce se zautomatizuje.

Dělejte jen jednu věc

Dělejte jen jednu věc v jednu chvíli. Nenechte se rušit. Nerozptylujte se vyskakovacími bublinami na svém počítači. Pokud zpracováváte třeba e-maily, tak nedělejte nic jiného dokud je nemáte hotové. Kolegy poproste, aby Vás nerušili, než budete mít práci hotovou.

K pochopení nám může pomoci, když se podívám na to, co je to vlastně kontrola. Jde nám hlavně o to, mít věci pod kontrolou. Jednotlivé části kontroly jsou:

START - ZMĚNA - STOP

Nazývá se to ANATOMIE KONTROLY.

Nejprve něco musí začít (START), pak přichází průběh, zpracování (ZMĚNA) a pak se to dotáhne do konce (STOP). Udělejte vše pro to, aby se Vám nestávalo toto:

STRTA - ZMĚNA -

       START - ZMĚNA -

            START - ZMĚNA -

Toto je nejčastější příčina malé efektivity - mnoho rozpracovaných věcí. Opět je to o pozornosti, o naší mysli. Ta se upíná k nedodělaným věcem a tak máme mnohem menší pozornost na tom, co právě děláme. Můžeme si myslet, že to tak není, ale náš mozek se nenechá opít.

Vyzkoušejte to a uvidíte, jak věci odsípají. Zaměřte se jen na jednu věc. Tu zpracujte a pak běžte na další.

Dotahujte věci do konce

Tento princip do značné míry souvisí s výše popsanou anatomií kontroly.

Pokuste se, když něco nastartujete, to také dotáhnout do konce. Aby to šlo, je potřeba pracovat jen na jedné věci. Samozřejmě že vím, že to není vždy tak jednoduché. Jsou věci, které je 1) potřeba zpracovávat po etapách. A za 2) život přináší mnoho nahodilostí. A přesně to často používáme jako výmluvu. Nemám čas. Mám toho moc. Nevím, kde mi hlava stojí…

Z osobní zkušenosti vím, že to jde. Vykašlat se na keci okolo a udělat si čas a naplánovat si, kdy co udělám. Ano, jsou náhody a podobné rušivé elementy. Pokud si to však naplánuji, krok za krokem, tak ty náhody a nenadálé události mohu do značné míry eliminovat.

A o tom to právě je. Na začátku mít disciplínu, pracovat no tom, co jsem si naplánoval. Po čase se z toho stane zvyk a pak to přejde do rutiny. Moje rutina například je, že v pondělí ráno, jako první zpracuji e-maily, Pak se podívám, jaké jsem si naplánoval úkoly a jaké úkoly jsem dostal od svých kolegů. Je to rutina a na 90% to tak je každé pondělí. Neberu telefony, nenechám se rušit kolegy a prostě ty maily a úkoly zpracuji. Pak mám čistou hlavu, řešit standardní situace a nahodilosti, které přicházejí.

Doufám, že Vám tyto tři principy pomohou k větší efektivitě a více času.

Příště se podíváme jak jednoduše plánovat.

Hodně úspěchů

Vladimír Patzak

4 kroky, jak mít večer prázdný inbox a dobrý pocit

Plný inbox. Standardní problém. Mám v něm možná 150, možná 1.500 zpráv. Znám i člověka, který jich tam má 15.000. A to je vážně hodně.

Kolik z těch zpráv je asi tak nepřečtených? Jak dlouhou mám reakční dobu odpovědi? Kolikrát na něco zapomenu a nereaguji včas? Pokud si pokládáš podobné otázky, je tento článek pro tebe.

S emaily jsem dlouho bojoval. Hrnou se na nás ze všech stran a kdo to pak má stíhat, na ně odpovídat. Dnes až na výjimky jsem se s nimi vypořádal. Výjimky jsou jen občas, když mám nějaké "turné" po zemích českých nebo dovolenou. Ale i na to mám systém, jak to zvládnout.

Je to aplikovaná metoda GTD doplněná o další krok. Za chvíli ji představím. Nejprve však pár věcí proč mít prázdný inbox.

  • - nedokončené věci berou pozornost
  • - to co bere pozornost, má vliv na naší pohodu
  • - přeplněný inbox vede k chybám... (neoddiskutovatelný fakt)a konečně, kdo dokáže s čistým svědomím říci, že na nic nezapomene s přeplněným inboxem?

JE TO SNADNÉ

Zde jsou zásady ze kterých vycházím :

  • Co můžeš udělat hned, udělej.
  • Co je ptákovina záhoď.
  • Co Ti nepatří deleguj.
  • Co nemůžeš udělat hned, naplánuj.

CO MŮŽEŠ UDĚLAT HNED, UDĚLEJ.

Není to tak těžké. Každý email, na který mohu odpovědět hned, také hned odbavím. Prostě ho vezmu a odpovím. A rovnou jej smažu. Bez kompromisů. Inbox není archiv. Toto je velmi důležité pochopit. Mnoho lidí má z doručené pošty archiv, ve kterém se stejně nevyzná. Potkal jsem tolik lidí, kamarádů, klientů, kteří mi tvrdili, že je to v pohodě a s emaily nemají problém. A tak často mi nejsou schopni odpovědět. Tak často mi nejsou schopni dodat, co od nich potřebuji. Jen proto, že můj email přehlédli v té záplavě.

Samozřejmě mám složku ARCHIV, kde si ukládám důležité maily, ke kterým bych se mohl někdy vrátit.

CO JE PTÁKOVINA ZÁHOĎ

Jednoduchá věc. No, zas tak jednoduchá není. Pokud mi chodí do mého pracovního mailu různé "zábavné" věci, tak je možná těžké se jim nevěnovat. Mám zásadu, hned to mažu! Hned, hned, hned. Tedy, mám osvědčené kontakty, od kterých jednou za rok dostanu vtipný mail. Především něco o Samsungu ( jsem Apple ovce) :) A na ten se možná podívám. Velmi vyjímečně.

CO TI NEPATŘÍ DELEGUJ

Často se stane, že mi přijde email, který bych měl zdánlivě řešit. Pokud to není v mé kompetenci, tak jej okamžitě vracím odesílateli (to pokud je mail od kolegy z firmy ). Samozřejmě mi jako šéfovi firmy často chodí maily, které nemohu zvládnout. Jednoduše je předám ke zpracování nějakému kolegovi. Nemusí to být tak jednoduché, když nemám použitelný nástroj. Na konci této úvahy představím, jak snadné to může být.

CO NEMŮŽEŠ UDĚLAT HNED, NAPLÁNUJ.

Každý mail, který nemohu odbavit hned si naplánuji, kdy na něj odpovím. Stanovím si konkrétní termín a ten se snažím dodržet. Jsou to maily většinou od klientů, ke kterým si potřebuji získat informace.

JE TO OPRAVDU TAK JEDNODUCHÉ?

JE!

Také je pravdou, že pokud na to nemáš nástroj, tak to opravdu může být problém se s tím vypořádat.

Tak a teď to samé ještě jednou s nástrojem jak to řešit. S pomocí 1CLICK :

CO MŮŽEŠ UDĚLAT HNED, UDĚLEJ.

Zde není co řešit. Není potřeba žádný nástroj. Prostě to dělej. Ve 1CLICKu máme integrovaný emailový klient. Šlo nám o to, aby byl jednoduchý. Aby nás při zpracování emailové pošty zbytečně nic nerušilo. Ve většině programů na zpracování emailů, je spousta rušivých funkcí, které běžný uživatel nikdy nevyužije. Pouze berou pozornost.

CO JE PTÁKOVINA ZÁHOĎ

Viz výše. Co bys čekal? Mažu, mažu,mažu :)

CO TI NEPATŘÍ DELEGUJ

Mnoho lidí nedokáže delegovat. Hodně se to týká šéfů. Raději si to uděláme sami. Pak děláme práci za jiné a sami nestíháme. Každou chvíli

Odbavení e-mailů

Založený úkol z e-mailu

potkávám někoho, kdo je vyčerpaný z množství práce, kterou nestíhá. Když se společně podrobněji podíváme na to, co všechno ten člověk řeší, tak se vždy diví kolik toho dělá za jiné.

Nejčastější řešení, je přeposlání mailu.

Ať už jsi šéf nebo projekt manager nebo prostě člověk za něco zodpovědný, jde Ti o to, aby se to odbavilo. Jakou máš kontrolu, když přepošleš mail? Žádnou. S 1CLICKEM jednoduše založíš úkol z emailu a mášjasnou kontrolu nad tím, jestli se to řeší. Pozor, toto není běžný nástroj na úkolování. Jsou zde vyřešena všechna důležitá úskalí proč většina "úkolníků" nefunguje. Například jasný přehled o tom komu, s jakým termínem a v jakém stavu jsou úkoly, které jsem zadal.

Založený úkol

Založený úkol z e-mailu

CO NEMŮŽEŠ UDĚLAT HNED, NAPLÁNUJ

Mnoho a mnoho mailů k odbavení. Plný inbox. Prostě mailů nad hlavu na které musím odpovědět sám. I to jde zvládnout. Tak jako v odstavci výše - založ úkol. Tentokrát sám sobě. Možná malinko odbočím. Za každou cenu se snažím dodržet tento princip:

START - ZMĚNA - STOP

Je to základ efektivity. Jinými slovy:

ZAČÁTEK - PRŮBĚH - KONEC

Něco vždy musí začít. Poté to probíhá a pak přichází dokončení. Začátek je kliknutí na mail. Průběh je čtení mailu a konec je vyřešení mailu. V tomto případě založení úkolů. Předmět si vždy snažím formulovat dobře, abych nejlépe nemusel mail číst znovu. 1CLICK vždy přetáhne tělo mailu do těla úkolu a s ním i přílohu. Takže o informace nepřijdu.

Založenáí úkolů

Založení úkolu z e-mailu s přetaženou přílohou a původní e-mailovou zprávou, na kterou lze odpovědět z úkolu.

MANAGEMENT SLOŽEK

  • Opět vyznávám cestu jednoduchosti. Dnes mi stačí 6 složek.
  • doručená pošta
  • koncepty
  • odeslaná pošta
  • archiv
  • koš
  • spam
Složky e-mailu

Dříve jsem používal spousty složek. Kromě výše zmíněných to bylo mnoho složek klientů, dodavatelů a kolegů. A k tomu pár dalších. Používal jsem chytré řazení a stejně jsem s tím bojoval, stejně jsem se v nich těžko vyznal. Při svých konzultacích jsem snad neviděl nic jiného, než stejný chaos. Ať už si to dotyčný přiznal nebo ne. Nepředpokládám, že by si tento článek četl někdo z té druhé kategorie :)

Když píšu tento článek, hřeje mě pocit z prázdné doručené pošty. Je pátek, vlastně malá sobota. Zajdu si na oběd a pak na golf :)

Stačí mít trochu disciplíny a používat logiku a jednoduchost.

Vladimír Patzak

Jsem kreativní, ale někdy trapnej...

Jsem kreativní. Fakt si to o sobě myslím.

Vy taky?

Hm, tak to se Vám možná stává to co mně. Jsem občas totiž duplicitně kreativní.

Ráno vstanu, u kávy mne napadne super věc. Ale opravdu super. Něco, co už dávno lidstvu mělo přinášet užitek :)

Naběhnu do kanceláře a v duchu svých návyků jedním Clickem zadávám úkol kolegovi.

„Martine, tuto funkci musíš přidat do další verze”

Jenže to nebyla kreativita, ale přepracování.

Ten skvělý nápad jsem už měl minulý měsíc a v úkolech je dávno zadán. (Je už připraven pro klienty, tedy splněn)

Jsem tak trapnej... Co si o mně kolegové pomyslí?

A víte co stačí?

Nová vychytávka v již chystaném 1CLICKU 3.0 - ČINNOSTI

Nabídka aktivitSloupeček modulů

Situace:

Na mysl přichází nápad, který se tváří jako nový nebo Vám něco připomíná. Vy zakládáte úkol, máte ho rozdělaný, ale hodilo by se mrknout do těch archivních, popř. do procesů, protože jsme se o tom už možná bavili.

Nebo nebavili?

A přesně od toho jsou nové Činnosti - ideální místo pro rozdělané věci. Jen si tam ty aktuální činnosti na chvíli “položíte”, doladíte detaily a klidně pokračujete.

Buďte kreativní, ne trapní jako já :)

Činnosti mají ještě další úžasné vlastnosti. Velmi se třeba těším na Šablony úkolů.

Nechcete úplně přednastavený proces, ale něco, co ušetří spoustu času a energie. To je ono - šablona na opakující se úkoly.

Přidejte se na náš Facebook, ať víte o novém 1CLIKU 3.0 jako první.

Přeji Vám krásný zbytek prázdnin.

S úctou k Vašim nápadům...

Vladimír Patzak