Novinky ve 1CLICK 2.8

3. 11. 2014

Novinky ve 2.8

Vážení milovníci štíhlých, efektivních firem a procesů. Uplynulých pár měsíců jsme tvrdě pracovali a proto je nám velkým potěšením představit Vám 1CLICK 2.8.

Máme pro Vás mimořádnou dávku nových vylepšení, které Vaši práci zjednoduší a Vám dovolí opět rychleji zvládnout povinnosti a věnovat se věcem, které máte rádi.

Zároveň s vydáním verze 2.8, se s Vámi chceme podělit o skutečnost, že připravujeme verzi 2.9, která bude modernější a přitažlivější nejen díky novému vzhledu ale také díky vylepšené metodice organizace práce, jednodušším ovládáním a maximálním zážitkem.

Hromadné operace

Označte najednou více úkolů, kontaktů, e-mailů či procesů a hromadně je zrušte, předejte, vyzvedněte, vyřešte, upravte jim značky, atd.

Využití organizační struktury

Významně jsme rozšířili využití organizační struktury napříč 1CLICKem. Prakticky všude, kde lze uvést skupiny, lze nyní uvést i jednotky a posty organizační struktury.

Příklady využití? Zadejte třeba úkol k vyřešení do oddělení "Zákaznická podpora". Zpřístupněte kalendář všem v divizi "Obchod". Nastavte procesního schvalovatele faktur na post "Finanční ředitel". Atd.

Podrobné vyhledávání

Doplnili jsme do úkolů a procesů podrobné vyhledávání, podobné tomu, které již znáte z kontaktů.

Úkoly i procesy tedy nyní můžete filtrovat i na základě složitých podmínek, například "všechny úkoly s klientem ABC, které řešil Jiří Novák a jejichž řešení trvalo více než 30 minut".

Úkoly k přijetí jedním z možných řešitelů

Úkol lze zadat "K vyzvednutí" jedním z více uživatelů - například všem uživatelům na určitém postu v organizační struktuře.

Všem těmto uživatelům úkol přijde do speciální složky "K vyzvednutí". Jakmile si ho jeden z uživatelů vyzvedne k řešení, dál už funguje jako běžný úkol.

Tento koncept byl dříve dostupný jen u procesních úkolů, nyní ho můžete používat u libovolných úkolů.

Historie a diskuze na kalendářových událostech

Každá jednotlivá kalendářová událost ve 1CLICKu má nyní historii/diskuzi, podobně jako úkol.

Prvním přínosem je plná dohledatelnost - kdo kdy událost založil, kdo kdy ji změnil, kdy kdo potvrdil či změnil účast, atd.

Druhým přínosem je možnost mezi účastníky události volně vést diskuzi, například ohledně přípravy na schůzku, návrhů alternativních termínů apod.

Účastníci událostí i mimo 1CLICK

Nejpříjemnou vlastností 1CLICK kalendářů zatím bylo omezení účastníků jen na uživatele 1CLICKu. Toto omezení nyní zcela padá - k jednotlivým událostem lze přizvat i lidi mimo 1CLICK prostým zadáním jejich e-mailových adres, přičemž 1CLICK jim automaticky e-mailem odešle strukturované pozvánky včetně odkazu na stránku pro potvrzení účasti či diskutování.

A funguje to i naopak. Pokud Vás někdo cizí přizve k události v kalendáři mimo 1CLICK a pošle Vám e-mailem strukturovanou pozvánku, e-mailový klient 1CLICKu Vám jí nabídne automaticky zapsat do Vašeho 1CLICK kalendáře.

Přizvání neuživatelských kalendářů

K libovolné události v kalendáři lze přizvat i neuživatelské kalendáře jako "Zasedací místnost", "Projektor", "Služební Octavia" nebo "Důležité události ve firmě". Událost se tímto okamžitě promítne i do všech přizvaných kalendářů - už není potřeba událost zadávat ručně do více kalendářů.

U kalendářů reprezentujících rezervovatelné zdroje, jako například zmíněný projektor nebo Škoda Octavia, lze navíc nastavit, že kalendář automaticky potvrzuje ("palec nahoru") přizvání k událostem, v jejichž čase zatím není obsazený, a automaticky odmítá ("palec dolů") přizvání v čase, kdy je již obsazen.

Vylepšení mobilního úkolníku

V první řadě jsme výrazně snížili objem mobilní datové komunikace - seznamy úkolů se už nepřenáší "online" při každém kliknutí, ale mobilní klient si je opakovaně synchronizuje a při práci s aplikací používá svojí "offline" kopii.

To vedle šetření datových tarifů přináší významné urychlení práce, protože odpadá neustále čekání na přenos dat přes často pomalou mobilní síť.

Další metou bude plná podpora offline fungování úkolníku. Tento další krok je naplánovaný do dalších verzí 1CLICKu.

Napříč mobilním úkolníkem jsme udělali řadu menších úprav ergonomie. Vzorovým příkladem je založení úkolu sám sobě s termínem "dnes", pro které dnes stačí 3x méně kliknutí (resp. "tapnutí" prstem) než dřív.

Napojení na LDAP adresář uživatelů

Standardní součástí 1CLICK MAXI je nyní LDAP konektor. Umožňuje do 1CLICKu automaticky načíst seznam uživatelů z centrálního adresáře (např. Microsoft Active Directory, Novel eDirectory, Oracle Directory Server či OpenLDAP), přičemž zajistí, že tito uživatelé se mohou do 1CLICKu hlásit svým "centrálním" login jménem a heslem.

Oproti předchozím verzí LDAP konektoru (který byl dříve dostupný jako samostatně placený doplněk) jsme také vylepšili jeho vlastnosti, zejména v případech technických problémů či komunikačních výpadků mezi 1CLICKem a LDAP adresářem.

Slučování uživatelských účtů

Libovolné uživatelské účty ve 1CLICKu lze nyní sloučit a dál je používat jen jako jeden, který má práva obou původních účtů.

Tuto funkci uvítají zejména zákazníci, kteří se rozhodnou přejít na centrální adresář uživatelů (viz předchozí odstavec o LDAP konektoru) a budou potřebovat všechny úkoly, události, projekty, práva atd. přenést od původních 1CLICK uživatelských účtů k novým LDAP uživatelských účtům.

Správa doplňků

Doplnili jsme správcovské rozhraní pro instalaci a správu doplňků (tzv. "pluginů") ve Vašem 1CLICKu.

Uzamčení struktur potřebných pro procesy

Většina procesů má nějakou vazbu na určité typy dokumentů, palety značek, či evidenční záznamy kontaktů, se kterými tyto procesy pracují.

Poměrně často se stává, že správce v rámci "úklidu" v nastavení 1CLICKu změní nebo odmaže i některé tyto struktury, v domnění, že nejsou potřeba, čímž fungování procesů rozbije.

1CLICK proto nově umí tyto potřebné struktury zamykat a znemožnit jejich odstranění či pozměnění správcem.

Rozšířený nástroj pro import kontaktů

Vestavěný nástroj pro import kontaktů umožňuje importovat kontakty z více propojených souborů najednou, například XLS tabulka kontaktů, XLS tabulka adres, XLS tabulka osob apod.

V rámci importu lze nastavovat i značky kontaktů a obchodní týmy, přičemž nastavovací logika je konfigurovatelná pomocí šablonovacího jazyka v konfiguračním souboru importu.

Importy lze také provádět inkrementálně, tzn. dle nastaveného klíče přeskakovat již dříve naimportované kontakty a importovat jen kontakty nové.

Úkoly

Viditelná čísla úkolů s možností dle nich vyhledávat nebo pomocí nich vytvořit link (tzv. "permalink") na úkol
Možnost úkol po vyzvednutí ihned vyřešit
Možnost osobní úkol předat více lidem k vyzvednutí a naopak
Doplnění funkcí opakovaným úkolům - možnost vkládat přílohy, odkazy, značky, přiřazování kontaktům, atd.
Možnost první úkol dle předpisu opakování založit už dnes
Možnost zrušit stopky času bez uložení naměřeného času (například při mylném spuštění)
Na mobilních telefonech se mobilní verze úkolníku načítá automaticky i bez zadání /mobile do adresy
Doplněné jakykové překlady mobilního úkolníku

Kalendář a e-mailový klient

Možnost událost přesunout z jednoho kalendáře do jiného
Možnost do seznamu příjemců e-mailu zkopírovat ze schránky předpřipravený seznam adres
V kalendáři je vidět seznam událostí čekajících na potvrzení
Upravený layout lišt kalendářové obrazovky, aby zbytečně nezabíraly místo
Možnost v šablonách/podpisech pro e-maily předepsat i předmět
Klávesové zkratky pro šablony/podpisy e-mailů
Přenos textu e-mailu do deníku umí automaticky odstranit citace předchozích e-mailů
Podpora editace v historických opakovaných kalendářových událostí
Možnost přiřazovat události k projektům (*)
Možnost tisknout agendu z vybraných kalendářů (*)
Možnost automaticky vkládat výchozí e-mailový podpis (*)

(*) Tyto funkce ještě nejsou součástí 2.8.0 a budou doplněné během některé aktualizace řady 2.8.X

Procesy

Funkce exportu tabulky procesů do XLS
Čísla procesů s možností dle nich vyhledávat nebo vytvořit "permalink"
Podpora paralelních úkolů, včetně schvalování kvórem
Podpora úkolů na jejichž dokončení proces nečeká
Možnost proměnným procesů definovat výchozí hodnoty
Širší možnosti, aby si proces sám založil typy dokumentů, palety značek a evidenční záznamy kontaktů, které potřebuje
Možnost přidávat události k procesu vizuálním zakreslením do kalendáře
Možnost parametrizovat uživatelské role v jednotlivých procesech libovolnou kombinací uživatelů, skupin, organizačních jednotek a postů
Možnost využívat značky jako pojmenované proměnné procesu
Nově typy proměnných "úkol", "projekt" a "proces" umožňující na procesu zobrazit a rychle rozkliknout související úkol, projekt nebo proces
Prevence nezamýšleného ukončení procesu mimo koncové stavy
Širší možnosti předepsání tabulkového zobrazení procesů (např. skrytí systémových sloupců, libovolné pořadí)
Možnost využít specifické formulářové políčko v procesním dialogu namísto obecného "Komentář"
Možnost v automaticky odeslaných e-mailech vkládat e-mailové podpisy uživatelů
Lepší zobrazení informace o tom, na co proces čeká (úkol, proces, plánované probuzení, ...)
Z procesu lze rozkliknout úkol, nebo proces, na jehož dokončení proces čeká
Možnost aby proces zapisoval do historie procesu a deníku kontaktu jménem konkrétního uživatele
Pokročilé řízení zadávání struktur - například možnost či povinnost upravovat jen vybraná pole struktur bez možnosti je přidávat nebo mazat jako celky
Stornované procesy automaticky přecházejí do speciální fáze

Ostatní

Možnost napsat e-mail více vyfiltrovaných kontaktům najednou
Možnost měnit typ dokumentů
Podpora vkládání názvu kontaktů při automatickém pojmenování dokumentů
Zjednodušení instalace a aktualizace na Linuxu
Vylepšené chování některých ozubených koleček na dotykových zařízeních
Konzistentní zobrazování a zadávání čísel v národním formátu dle zvolené jazykové mutace 1CLICKu
Pamatování většiny uživatelských preferencí (volby uživatelského rozhraní) na serveru, sdíleně pro všechny zařízení, na kterých uživatel pracuje
Několik oprav zobrazování v Safari