|
Velikost: 2265
Komentář:
|
Velikost: 4986
Komentář:
|
| Smazané věci jsou označeny takto. | Nové věci jsou označeny takto. |
| Řádek 5: | Řádek 5: |
| '''Modul Úkoly''' umožňuje efektivně vytvářet, řešit a organizovat úkoly. | == Jak funguje úkolování? == |
| Řádek 7: | Řádek 7: |
| V úkolech je možné [[Návody/Diskuze o úkolu a historie úkolu|vést diskuzi]], [[Návody/Práce s přílohami|přidávat přílohy]], [[Návody/Nastavení systému pro evidenci času|plánovat a zapisovat čas]], [[Návody/Podúkoly|zakládat podúkoly]] atd. | * Zadavatel '''[[../Zadání úkolu|zadá]]''' řešiteli, nebo více možným řešitelům, nový úkol, zpravidla včetně Potřebujete od šéfa něco schválit,požadovaného termínu splnění * Řešitel si přečte jeho zadání a pokud to zadavatel požadoval, potvrdí úkol jako '''[[../Přijetí a vyřešení úkolu|přijatý]]'''. Pakliže se jedná o úkol, kde je možných více řešitelů, daný řešitel si úkol ze složky '''k vyzvednutí''' vyzvedne pomocí tlačítka {{https://1c2c.cz/_shared/icons/ico-16-pin}} Vyzvednout. Tím se tomuto řešiteli přesune úkol do složky Mám vyřešit. * Řešitel na úkolu pracuje a může na něm průběžně se zadavatelem '''[[../Diskuse na úkolu a historie úkolu|diskutovat]]''' * Řešitel úkol '''[[../Přijetí a vyřešení úkolu|vyřeší]]''' * Vyřešený úkol se poté vrátí k zadavateli, aby řešení zkontroloval a '''[[../Akceptace úkolu nebo vrácení k dořešení|akceptoval ho]]''' jako úplné a správné * Pokud zadavatel řešení akceptuje, je tímto úkol uzavřený a přesouvá se do '''archivu''' * Pokud zadavatel řešení neakceptuje, úkol se vrací zpět řešiteli '''k dořešení''' * Zadavatel také může úkol kdykoliv '''zrušit''', čímž se odebere řešiteli a okamžitě přechází do archivu |
| Řádek 9: | Řádek 16: |
| * Každý uživatel může komukoli [[Návody/Zadání úkolu|zadat úkol]]. * Každý úkol má jen jednoho řešitele, který zná termín vyřešení do kdy má úkol vyřešit a je za něj plně zodpovědný. * Zadání, řešení i průběžné komentáře u úkolů jsou písemné a dohledatelné, sloužit tak pro kontrolu práce. * [[Návody/Zaznamenávání odvedeného času|Evidují se délky práce]] na úkolu, umožňující efektivní plánování, uvědomění si objemu a náročnosti daného úkolu. * Zadavateli je umožněna kontrola úkolu '''tzv. zpěná vazba'''. Jako jediný potvrzuje či vrací úkol k dořešení Řešiteli. * Pro lepší přehlednost je možné úkoly [[Návody/Naplánování úkolu do kalendáře|naplánovat do kalendáře]]. |
V případě '''úkolů zadávaných sám sobě''' je celý postup zkrácený, bez přijímání zadání a akceptace řešení. |
| Řádek 18: | Řádek 18: |
| == Základní pojmy == | |
| Řádek 20: | Řádek 19: |
| * '''Zadavatel:''' je uživatel, který zadal nový úkol. * '''Řešitel:''' je uživatel zodpovědný za vyřešení danéhoh úkolu. * '''Uživatel na vědomí:''' je uživatel, který je k úkolu přizván na vědomí. Má možnost úkol prohlížet a přidávat příspěvky do diskuze. * '''[[Instalace a správa/Uživatelské role 1CLICK#ma|Manažer]]:''' je uživatelská role, která uživateli umožňuje vidět úkoly všech uživatelů (kromě soukromých úkolů). * '''Běžný uživatel:''' vidí jen úkoly u kterých je, zadavatal, řešitel či uživatel na vědomí. === Typy úkolů: === * '''Soukromý:''' úkol viditelný jen ŕešiteli a zadavateli daného úkolu. * '''Běžný:''' úkol stejný jako soukromý s tím že jej uživatel v rolo Manažer také může vidět. * '''Veřejný:''' úkol viditelný všem uživatelům. |
== Co ještě umí 1CLICK úkoly? == * '''[[../Práce s přílohami|Přílohy]]''' (dokumenty, obrázky, ...), včetně jejich verzování * '''[[../Zapsání stráveného času|Evidence času]]''' stráveného při řešení úkolu, včetně '''[[../Stopování času|automatického stopování]]''' * '''[[../Plánování očekávaného času|Plánování očekávaného času]]''', které řešení úkolu zabere * '''[[../Podúkoly|Podúkoly]]''' pro rozpad většího úkolu na menší části, které lze zadat i různým podřešitelům * '''[[../Přidání značky k úkolu|Značkování]]''' pro podrobnější kategorizaci úkolů * '''Přiřazení ke kontaktu''' a '''Přiřazení k projektu''', kterých se úkol týká * '''Odložené založení''' pro úkoly, které mají vzdálený termín a v tuto chvíli by neměly brát pozornost * '''[[../Naplánování úkolu do kalendáře|Naplánování do kalendáře]]''' v případě, že si v kalendáři chci vyblokovat přesný čas, kdy na úkolu budu pracovat * '''[[../Opakované úkoly|Opakované úkoly]]''' pro pravidelně se opakující činnosti * '''[[../Sestavy|Časové výkazy a další reporty]]''' == Co všechno ve firmě řešit úkolem? == {{{#!wiki tip '''Efektivní zavedení úkolového systému do společnosti spočívá v nahrazení většiny vnitrofiremní komunikace úkolováním.''' Důležité je si také uvědomit, že úkolník neslouží jen pro úkolování druhých, ale také pro úkolování sebe. }}} Pokud úkoly využijete jen tak napůl a spoustu záležitostí k odbavení nadále budete nosit v hlavě nebo je necháte se ztrácet v hlubinách své e-mailové schránky, přijdete o to největší kouzlo úkolníku, a to že na jednom místě naleznete jasně a přehledně vše, co potřebujete udělat. Co všechno má ve skutečnosti charakter úkolu? Vezměme několik příkladů: '''Zadáváte práci podřízeným''' * Jde bezpochyby o úkoly, to je jasné! '''Potřebujete od šéfa něco schválit, rozhodnout, nebo se k něčemu vyjádřit''' ''(Schválit investici, Rozhodnout o podmínkách smlouvy, ...)'' * Šéf je jen člověk a nebude-li to mít v úkolníku, může na věc zapomenout * ... takže mu zadáte úkol '''Rozesíláte interní informační zprávy nebo dokumenty''' ''(Nová metodika cenotvorby, Informace o nových produktech, ...)'' * Chcete přeci, aby si příjemci informaci přečetli, aktivně ji potvrdili a tato skutečnost byla dohledatelná ... * ... takže jim prostě zadáte úkolem, že se mají s touto informací seznámit '''Skončíte poradu se závěry, že by se "něco mělo udělat"''' * Rozhodně zadejte úkoly konkrétním řešitelům, jinak nikdo nic neudělá '''Zákazník Vás požádá (e-mailem, telefonem), abyste něco vypracoval''' (''Vytvořit nabídku, vymyslet řešení, poslat výkaz, ...'') * Odpovíte něco ve smyslu "Dobře, zařídím a do středy dodám" * Založíte si úkol s termínem '''Máte v popisu práce něco průběžně zajišťovat nebo kontrolovat''' (''Aktualizovat web, dokupovat kávu, kontrolovat plán, ...'') * Založíte si opakovaný úkol a pak ho jen pravidelně odbavujete |
Úkoly
Jak funguje úkolování?
Zadavatel zadá řešiteli, nebo více možným řešitelům, nový úkol, zpravidla včetně Potřebujete od šéfa něco schválit,požadovaného termínu splnění
Řešitel si přečte jeho zadání a pokud to zadavatel požadoval, potvrdí úkol jako přijatý. Pakliže se jedná o úkol, kde je možných více řešitelů, daný řešitel si úkol ze složky k vyzvednutí vyzvedne pomocí tlačítka
Vyzvednout. Tím se tomuto řešiteli přesune úkol do složky Mám vyřešit.
Řešitel na úkolu pracuje a může na něm průběžně se zadavatelem diskutovat
Řešitel úkol vyřeší
Vyřešený úkol se poté vrátí k zadavateli, aby řešení zkontroloval a akceptoval ho jako úplné a správné
Pokud zadavatel řešení akceptuje, je tímto úkol uzavřený a přesouvá se do archivu
Pokud zadavatel řešení neakceptuje, úkol se vrací zpět řešiteli k dořešení
Zadavatel také může úkol kdykoliv zrušit, čímž se odebere řešiteli a okamžitě přechází do archivu
V případě úkolů zadávaných sám sobě je celý postup zkrácený, bez přijímání zadání a akceptace řešení.
Co ještě umí 1CLICK úkoly?
Přílohy (dokumenty, obrázky, ...), včetně jejich verzování
Evidence času stráveného při řešení úkolu, včetně automatického stopování
Plánování očekávaného času, které řešení úkolu zabere
Podúkoly pro rozpad většího úkolu na menší části, které lze zadat i různým podřešitelům
Značkování pro podrobnější kategorizaci úkolů
Přiřazení ke kontaktu a Přiřazení k projektu, kterých se úkol týká
Odložené založení pro úkoly, které mají vzdálený termín a v tuto chvíli by neměly brát pozornost
Naplánování do kalendáře v případě, že si v kalendáři chci vyblokovat přesný čas, kdy na úkolu budu pracovat
Opakované úkoly pro pravidelně se opakující činnosti
Co všechno ve firmě řešit úkolem?
Efektivní zavedení úkolového systému do společnosti spočívá v nahrazení většiny vnitrofiremní komunikace úkolováním.
Důležité je si také uvědomit, že úkolník neslouží jen pro úkolování druhých, ale také pro úkolování sebe.
Pokud úkoly využijete jen tak napůl a spoustu záležitostí k odbavení nadále budete nosit v hlavě nebo je necháte se ztrácet v hlubinách své e-mailové schránky, přijdete o to největší kouzlo úkolníku, a to že na jednom místě naleznete jasně a přehledně vše, co potřebujete udělat.
Co všechno má ve skutečnosti charakter úkolu? Vezměme několik příkladů:
Zadáváte práci podřízeným
- Jde bezpochyby o úkoly, to je jasné!
Potřebujete od šéfa něco schválit, rozhodnout, nebo se k něčemu vyjádřit (Schválit investici, Rozhodnout o podmínkách smlouvy, ...)
- Šéf je jen člověk a nebude-li to mít v úkolníku, může na věc zapomenout
- ... takže mu zadáte úkol
Rozesíláte interní informační zprávy nebo dokumenty (Nová metodika cenotvorby, Informace o nových produktech, ...)
- Chcete přeci, aby si příjemci informaci přečetli, aktivně ji potvrdili a tato skutečnost byla dohledatelná ...
- ... takže jim prostě zadáte úkolem, že se mají s touto informací seznámit
Skončíte poradu se závěry, že by se "něco mělo udělat"
- Rozhodně zadejte úkoly konkrétním řešitelům, jinak nikdo nic neudělá
Zákazník Vás požádá (e-mailem, telefonem), abyste něco vypracoval (Vytvořit nabídku, vymyslet řešení, poslat výkaz, ...)
- Odpovíte něco ve smyslu "Dobře, zařídím a do středy dodám"
- Založíte si úkol s termínem
Máte v popisu práce něco průběžně zajišťovat nebo kontrolovat (Aktualizovat web, dokupovat kávu, kontrolovat plán, ...)
- Založíte si opakovaný úkol a pak ho jen pravidelně odbavujete