|
Velikost: 2419
Komentář:
|
Velikost: 4986
Komentář:
|
| Smazané věci jsou označeny takto. | Nové věci jsou označeny takto. |
| Řádek 5: | Řádek 5: |
| '''Modul Úkoly''' umožňuje efektivně vytvářet, řešit a organizovat úkoly. | == Jak funguje úkolování? == |
| Řádek 7: | Řádek 7: |
| V úkolech je možné [[Návody/Diskuse na úkolu a historie úkolu|vést diskusi]], [[Návody/Práce s přílohami|přidávat přílohy]], [[Návody/Nastavení systému pro evidenci času|plánovat a zapisovat čas]], [[Návody/Podúkoly|zakládat podúkoly]] atd. | * Zadavatel '''[[../Zadání úkolu|zadá]]''' řešiteli, nebo více možným řešitelům, nový úkol, zpravidla včetně Potřebujete od šéfa něco schválit,požadovaného termínu splnění * Řešitel si přečte jeho zadání a pokud to zadavatel požadoval, potvrdí úkol jako '''[[../Přijetí a vyřešení úkolu|přijatý]]'''. Pakliže se jedná o úkol, kde je možných více řešitelů, daný řešitel si úkol ze složky '''k vyzvednutí''' vyzvedne pomocí tlačítka {{https://1c2c.cz/_shared/icons/ico-16-pin}} Vyzvednout. Tím se tomuto řešiteli přesune úkol do složky Mám vyřešit. * Řešitel na úkolu pracuje a může na něm průběžně se zadavatelem '''[[../Diskuse na úkolu a historie úkolu|diskutovat]]''' * Řešitel úkol '''[[../Přijetí a vyřešení úkolu|vyřeší]]''' * Vyřešený úkol se poté vrátí k zadavateli, aby řešení zkontroloval a '''[[../Akceptace úkolu nebo vrácení k dořešení|akceptoval ho]]''' jako úplné a správné * Pokud zadavatel řešení akceptuje, je tímto úkol uzavřený a přesouvá se do '''archivu''' * Pokud zadavatel řešení neakceptuje, úkol se vrací zpět řešiteli '''k dořešení''' * Zadavatel také může úkol kdykoliv '''zrušit''', čímž se odebere řešiteli a okamžitě přechází do archivu |
| Řádek 9: | Řádek 16: |
| * Každý uživatel může komukoli [[Návody/Zadání úkolu|zadat úkol]]. * Každý úkol má jen jednoho řešitele, který zná termín vyřešení do kdy má úkol vyřešit a je za něj plně zodpovědný. * Zadání, řešení i průběžné komentáře u úkolů jsou písemné a dohledatelné, sloužit tak pro kontrolu práce. * [[Návody/Zaznamenávání odvedeného času|Evidují se délky práce]] na úkolu, umožňující efektivní plánování, uvědomění si objemu a náročnosti daného úkolu. * Zadavateli je umožněna kontrola úkolu '''tzv. zpětná vazba'''. Jako jediný potvrzuje či vrací úkol k dořešení Řešiteli. * Pro lepší přehlednost je možné úkoly [[Návody/Naplánování úkolu do kalendáře|naplánovat do kalendáře]]. |
V případě '''úkolů zadávaných sám sobě''' je celý postup zkrácený, bez přijímání zadání a akceptace řešení. |
| Řádek 18: | Řádek 18: |
| <<BR>> | |
| Řádek 20: | Řádek 19: |
| == Životní cyklus úkolu == | |
| Řádek 22: | Řádek 20: |
| * Zadavatel '''zadá''' řešiteli nový úkol * Řešitel je informován o novém úkolu, přečte si jeho zadání a '''přijme''' ho, o čemž je zpět informován zadavatel (*) * Řešitel na úkolu pracuje a může na úkolu v průběhu řešení '''diskutovat''' se zadavatelem * Řešitel úkol '''vyřeší''' * Úkol se vrátí zadavateli, aby řešení zkontrolovat a '''akceptoval ho''', tj. potvrdil, že úkol byl vyřešený správně * Pokud zadavatel řešení akceptoval, je tímto uzavřený a přesouvá se do '''archivu''' * Pokud zadavatel řešení neakceptoval, vrací se zpět do řešiteli '''k dořešení''', po kterém je znovu prezentován zadavateli k novému posouzení, zda-li je už všechno správně * Zadavatel může úkol také kdykoliv '''zrušit'''. * Zadavatel může archivní úkol '''znovu otevřít''', zejména v případě, že jeho řešení akceptoval, nicméně později se ukáže, že řešení ve skutečnosti nebylo správné nebo úplné |
== Co ještě umí 1CLICK úkoly? == |
| Řádek 32: | Řádek 22: |
| * '''[[../Práce s přílohami|Přílohy]]''' (dokumenty, obrázky, ...), včetně jejich verzování * '''[[../Zapsání stráveného času|Evidence času]]''' stráveného při řešení úkolu, včetně '''[[../Stopování času|automatického stopování]]''' * '''[[../Plánování očekávaného času|Plánování očekávaného času]]''', které řešení úkolu zabere * '''[[../Podúkoly|Podúkoly]]''' pro rozpad většího úkolu na menší části, které lze zadat i různým podřešitelům * '''[[../Přidání značky k úkolu|Značkování]]''' pro podrobnější kategorizaci úkolů * '''Přiřazení ke kontaktu''' a '''Přiřazení k projektu''', kterých se úkol týká * '''Odložené založení''' pro úkoly, které mají vzdálený termín a v tuto chvíli by neměly brát pozornost * '''[[../Naplánování úkolu do kalendáře|Naplánování do kalendáře]]''' v případě, že si v kalendáři chci vyblokovat přesný čas, kdy na úkolu budu pracovat * '''[[../Opakované úkoly|Opakované úkoly]]''' pro pravidelně se opakující činnosti * '''[[../Sestavy|Časové výkazy a další reporty]]''' == Co všechno ve firmě řešit úkolem? == {{{#!wiki tip '''Efektivní zavedení úkolového systému do společnosti spočívá v nahrazení většiny vnitrofiremní komunikace úkolováním.''' Důležité je si také uvědomit, že úkolník neslouží jen pro úkolování druhých, ale také pro úkolování sebe. }}} Pokud úkoly využijete jen tak napůl a spoustu záležitostí k odbavení nadále budete nosit v hlavě nebo je necháte se ztrácet v hlubinách své e-mailové schránky, přijdete o to největší kouzlo úkolníku, a to že na jednom místě naleznete jasně a přehledně vše, co potřebujete udělat. Co všechno má ve skutečnosti charakter úkolu? Vezměme několik příkladů: '''Zadáváte práci podřízeným''' * Jde bezpochyby o úkoly, to je jasné! '''Potřebujete od šéfa něco schválit, rozhodnout, nebo se k něčemu vyjádřit''' ''(Schválit investici, Rozhodnout o podmínkách smlouvy, ...)'' * Šéf je jen člověk a nebude-li to mít v úkolníku, může na věc zapomenout * ... takže mu zadáte úkol '''Rozesíláte interní informační zprávy nebo dokumenty''' ''(Nová metodika cenotvorby, Informace o nových produktech, ...)'' * Chcete přeci, aby si příjemci informaci přečetli, aktivně ji potvrdili a tato skutečnost byla dohledatelná ... * ... takže jim prostě zadáte úkolem, že se mají s touto informací seznámit '''Skončíte poradu se závěry, že by se "něco mělo udělat"''' * Rozhodně zadejte úkoly konkrétním řešitelům, jinak nikdo nic neudělá '''Zákazník Vás požádá (e-mailem, telefonem), abyste něco vypracoval''' (''Vytvořit nabídku, vymyslet řešení, poslat výkaz, ...'') * Odpovíte něco ve smyslu "Dobře, zařídím a do středy dodám" * Založíte si úkol s termínem '''Máte v popisu práce něco průběžně zajišťovat nebo kontrolovat''' (''Aktualizovat web, dokupovat kávu, kontrolovat plán, ...'') * Založíte si opakovaný úkol a pak ho jen pravidelně odbavujete |
Úkoly
Jak funguje úkolování?
Zadavatel zadá řešiteli, nebo více možným řešitelům, nový úkol, zpravidla včetně Potřebujete od šéfa něco schválit,požadovaného termínu splnění
Řešitel si přečte jeho zadání a pokud to zadavatel požadoval, potvrdí úkol jako přijatý. Pakliže se jedná o úkol, kde je možných více řešitelů, daný řešitel si úkol ze složky k vyzvednutí vyzvedne pomocí tlačítka
Vyzvednout. Tím se tomuto řešiteli přesune úkol do složky Mám vyřešit.
Řešitel na úkolu pracuje a může na něm průběžně se zadavatelem diskutovat
Řešitel úkol vyřeší
Vyřešený úkol se poté vrátí k zadavateli, aby řešení zkontroloval a akceptoval ho jako úplné a správné
Pokud zadavatel řešení akceptuje, je tímto úkol uzavřený a přesouvá se do archivu
Pokud zadavatel řešení neakceptuje, úkol se vrací zpět řešiteli k dořešení
Zadavatel také může úkol kdykoliv zrušit, čímž se odebere řešiteli a okamžitě přechází do archivu
V případě úkolů zadávaných sám sobě je celý postup zkrácený, bez přijímání zadání a akceptace řešení.
Co ještě umí 1CLICK úkoly?
Přílohy (dokumenty, obrázky, ...), včetně jejich verzování
Evidence času stráveného při řešení úkolu, včetně automatického stopování
Plánování očekávaného času, které řešení úkolu zabere
Podúkoly pro rozpad většího úkolu na menší části, které lze zadat i různým podřešitelům
Značkování pro podrobnější kategorizaci úkolů
Přiřazení ke kontaktu a Přiřazení k projektu, kterých se úkol týká
Odložené založení pro úkoly, které mají vzdálený termín a v tuto chvíli by neměly brát pozornost
Naplánování do kalendáře v případě, že si v kalendáři chci vyblokovat přesný čas, kdy na úkolu budu pracovat
Opakované úkoly pro pravidelně se opakující činnosti
Co všechno ve firmě řešit úkolem?
Efektivní zavedení úkolového systému do společnosti spočívá v nahrazení většiny vnitrofiremní komunikace úkolováním.
Důležité je si také uvědomit, že úkolník neslouží jen pro úkolování druhých, ale také pro úkolování sebe.
Pokud úkoly využijete jen tak napůl a spoustu záležitostí k odbavení nadále budete nosit v hlavě nebo je necháte se ztrácet v hlubinách své e-mailové schránky, přijdete o to největší kouzlo úkolníku, a to že na jednom místě naleznete jasně a přehledně vše, co potřebujete udělat.
Co všechno má ve skutečnosti charakter úkolu? Vezměme několik příkladů:
Zadáváte práci podřízeným
- Jde bezpochyby o úkoly, to je jasné!
Potřebujete od šéfa něco schválit, rozhodnout, nebo se k něčemu vyjádřit (Schválit investici, Rozhodnout o podmínkách smlouvy, ...)
- Šéf je jen člověk a nebude-li to mít v úkolníku, může na věc zapomenout
- ... takže mu zadáte úkol
Rozesíláte interní informační zprávy nebo dokumenty (Nová metodika cenotvorby, Informace o nových produktech, ...)
- Chcete přeci, aby si příjemci informaci přečetli, aktivně ji potvrdili a tato skutečnost byla dohledatelná ...
- ... takže jim prostě zadáte úkolem, že se mají s touto informací seznámit
Skončíte poradu se závěry, že by se "něco mělo udělat"
- Rozhodně zadejte úkoly konkrétním řešitelům, jinak nikdo nic neudělá
Zákazník Vás požádá (e-mailem, telefonem), abyste něco vypracoval (Vytvořit nabídku, vymyslet řešení, poslat výkaz, ...)
- Odpovíte něco ve smyslu "Dobře, zařídím a do středy dodám"
- Založíte si úkol s termínem
Máte v popisu práce něco průběžně zajišťovat nebo kontrolovat (Aktualizovat web, dokupovat kávu, kontrolovat plán, ...)
- Založíte si opakovaný úkol a pak ho jen pravidelně odbavujete