Úkolování e-mailem
Úkol máte možnost zadat nejen kolegům (uživatelům ve 1CLICKu), ale komukoli pomocí zadání úkolu na jeho e-mailovou adresu.
Lze tak úkolovat lidi pracující pro firmu externě či dočasně (brigádník, partner z jiné firmy, daňový poradce atd.). Získat tak přehled i nad činnostmi, které se obvykle musí řešit po e-mailech, telefonicky atd. bez výhod, které 1CLICK nabízí jako akceptace, vrácení, archivace atd.
Zadání úkolu e-mailovému řešiteli
Zadat úkol e-mailovému řešiteli je shodné s běžným zadáním úkolu jen s rozdílem že do pole "Řešitel" zapíšete e-mail v podporovaném tvaru, nebo vybráním ze seznamu již dříve použitého e-mailu (zobrazují pod čarou na konci seznamu uživatelů).
V případě, že 1CLICK provozujete na vlastním serveru, je nutné mít nastaveno správně odesílání e-mailů.
Podporované tvary zápisu e-mailové adresy:
k.novak@email.cz
<k.novak@email.cz>
e-mailové adresy se zobrazovaným alias
Karel Novák <k.novak@email.cz>
"Karel Novák" <k.novak@email.cz>
Karel Novák k.novak@email.cz
"Karel Novák" k.novak@email.cz
Zapsaný e-mail potvrdíte tlačítkem enter či tabulátor, tím dojde k zaobalení e-mailové adresy do modrého rámečku. Nyní lze pokračovat v dalším přidávání řešitelů či zadávání úkolu. Zaobalenou e-mailovou adresu smažete kliknutím na ikonu křížku, která je součástí každého přidaného řešitele.
Zadáním úkolu e-mailovému řešiteli se tato adresa uloží a zadavateli je při dalších výběrech řešitele nabízena v seznamu uživatelů (zobrazují se pod čarou na konci seznamu uživatelů).
Úkoly zadané na e-mail
Zadáním úkolu e-mailovému řešiteli se na uvedenou adresu odešle odkaz obsahující přístup do zjednodušeného 1CLICK umožňující řešit tento daný úkol. Možnosti tohoto řešitele jsou omezeny na funkce nutné pro vyřešení daného úkolu a o jakékoli změně na úkolu je vždy informován notifikačním e-mailem.
Co externí řešitel může:
- Vidí historii a může diskutovat
- Pracovat s přílohami, odkazy či značkami úkolu
- Evidovat odpracovaný čas
- Nechat si zobrazit sestavy odvedeného času
- Vyřešit úkol
- Vidí další své otevřené úkoly a úkoly, které již vyřešil
Zobrazení úkolů e-mailových řešitelů ve 1CLICK
Možnosti a zobrazení těchto úkolů je stejné jako u běžných úkolů. Jen místo jména řešitele je všude uvedena e-mailová adresa, nebo alisa s e-mailovou adresou.
Změna alias
1CLICK si vždy u e-mailové adresy pamatuje jen nejnověji použité alias. Zadáte-li tedy nový úkol e-mailovému řešiteli s jiným alias než dříve, dojde k jeho přepsání.
Předat úkol e-mailovému řešiteli
Možnost úkolovat e-mailového řešitele lze použít i při předání úkolu, kdy při předání lze obdobně zapsat či vybrat e-mailovou adresu řešitele.