<< Předchozí | Další >>

Úkoly

Jak funguje úkolování?

• Zadavatel zadá řešiteli, nebo více možným řešitelům, nový úkol, zpravidla včetně Potřebujete od šéfa něco schválit,požadovaného termínu splnění

• Řešitel si přečte jeho zadání a pokud to zadavatel požadoval, potvrdí úkol jako přijatý. Pakliže se jedná o úkol, kde je možných více řešitelů, daný řešitel si úkol ze složky k vyzvednutí vyzvedne pomocí tlačítka Vyzvednout. Tím se tomuto řešiteli přesune úkol do složky Mám vyřešit.

• Řešitel na úkolu pracuje a může na něm průběžně se zadavatelem diskutovat

• Řešitel úkol vyřeší

• Vyřešený úkol se poté vrátí k zadavateli, aby řešení zkontroloval a akceptoval ho jako úplné a správné

• Pokud zadavatel řešení akceptuje, je tímto úkol uzavřený a přesouvá se do archivu

• Pokud zadavatel řešení neakceptuje, úkol se vrací zpět řešiteli k dořešení

• Zadavatel také může úkol kdykoliv zrušit, čímž se odebere řešiteli a okamžitě přechází do archivu

V případě úkolů zadávaných sám sobě je celý postup zkrácený, bez přijímání zadání a akceptace řešení.

Co ještě umí 1CLICK úkoly?

• Přílohy (dokumenty, obrázky, ...), včetně jejich verzování

• Evidence času stráveného při řešení úkolu, včetně automatického stopování

• Plánování očekávaného času, které řešení úkolu zabere

• Podúkoly pro rozpad většího úkolu na menší části, které lze zadat i různým podřešitelům

• Značkování pro podrobnější kategorizaci úkolů

• Přiřazení ke kontaktu a Přiřazení k projektu, kterých se úkol týká

• Odložené založení pro úkoly, které mají vzdálený termín a v tuto chvíli by neměly brát pozornost

• Naplánování do kalendáře v případě, že si v kalendáři chci vyblokovat přesný čas, kdy na úkolu budu pracovat

• Opakované úkoly pro pravidelně se opakující činnosti

• Časové výkazy a další reporty

Co všechno ve firmě řešit úkolem?

Pokud úkoly využijete jen tak napůl a spoustu záležitostí k odbavení nadále budete nosit v hlavě nebo je necháte se ztrácet v hlubinách své e-mailové schránky, přijdete o to největší kouzlo úkolníku, a to že na jednom místě naleznete jasně a přehledně vše, co potřebujete udělat.

Co všechno má ve skutečnosti charakter úkolu? Vezměme několik příkladů:

Zadáváte práci podřízeným

• Jde bezpochyby o úkoly, to je jasné!

Potřebujete od šéfa něco schválit, rozhodnout, nebo se k něčemu vyjádřit (Schválit investici, Rozhodnout o podmínkách smlouvy, ...)

• Šéf je jen člověk a nebude-li to mít v úkolníku, může na věc zapomenout
• ... takže mu zadáte úkol

Rozesíláte interní informační zprávy nebo dokumenty (Nová metodika cenotvorby, Informace o nových produktech, ...)

• Chcete přeci, aby si příjemci informaci přečetli, aktivně ji potvrdili a tato skutečnost byla dohledatelná ...
• ... takže jim prostě zadáte úkolem, že se mají s touto informací seznámit

Skončíte poradu se závěry, že by se "něco mělo udělat"

• Rozhodně zadejte úkoly konkrétním řešitelům, jinak nikdo nic neudělá

Zákazník Vás požádá (e-mailem, telefonem), abyste něco vypracoval (Vytvořit nabídku, vymyslet řešení, poslat výkaz, ...)

• Odpovíte něco ve smyslu "Dobře, zařídím a do středy dodám"
• Založíte si úkol s termínem

Máte v popisu práce něco průběžně zajišťovat nebo kontrolovat (Aktualizovat web, dokupovat kávu, kontrolovat plán, ...)

• Založíte si opakovaný úkol a pak ho jen pravidelně odbavujete

<< Předchozí | Další >>